Linee guida per la presentazione e pubblicazione di contributi scientifici con affiliazione Tethys Research Institute

Regolamento interno emanato dal Consiglio Direttivo nel giugno 2003, con successive modifiche approvate dal CD nel dicembre 2005

Vengono qui riconosciuti quattro tipi di contributi scientifici:

A. Presentazioni a congressi nazionali e internazionali
B. Proceedings congressuali
C. Pubblicazioni su periodici non peer-reviewed
D. Pubblicazioni su periodici peer-reviewed

TIPO DI VALUTAZIONI

Ogni lavoro dovrà essere valutato sotto due diversi punti di vista: quello etico (cioè che il lavoro sia in accordo con le finalità e la filosofia TRI), e quello scientifico.

Per la parte etica è competente il Consiglio Direttivo (CD).

Per quella scientifica, il Comitato Editoriale (CE).

COMITATO EDITORIALE

Il CD nomina all'inizio di ogni anno un Editor che ha funzioni di coordinatore del CE. L'Editor raccoglie, per ogni lavoro, il parere di almeno due referee e comunica l'esito al CD. I referee possono essere scelti nell'ambito dei membri Tethys o occasionalmente anche all'esterno, tra ricercatori con provata esperienza nella pubblicazione di lavori scientifici. Condizioni necessarie per fungere da referee sono:

- laurea in materia scientifica

- esperienza in pubblicazioni sui cetacei o in campo zoologico-ecologico, ovvero avere all'attivo: 1) una o più pubblicazioni come primo autore in un periodico scientifico peer-reviewed, oppure 2) almeno 3 presenze tra i primi tre autori in lavori peer-reviewed su periodici scientifici di livello internazionale (vale la sola presenza nel lavoro qualora gli autori compaiano in ordine alfabetico).

Limitatamente ai contributi di tipo A, B e C, l'Editor:

1) seleziona i referee di volta in volta più adatti a valutare un contributo scientifico, a esclusione dei coautori del lavoro;
2) verifica che i tempi per la presentazione dei contributi e per la loro valutazione vengano rispettati;
3) mantiene i contatti con il CD;
4) risponde al CD di eventuali leggerezze o inadempienze nel processo di revisione;
5) a richiesta, consiglia gli autori sulle misure da prendere affinché un contributo venga accettato dal CE.

Ogni contributo scientifico deve essere inviato dall'Editor ad almeno 2 membri del CE sulla base delle relative competenze e disponibilità. Per la durata del suo incarico l'editor non può agire da referee, ma può esprimere un parere in caso di disaccordo tra i due referee (nel caso in cui l'Editor sia primo autore, la decisione passa direttamente al CD).

I due membri del CE, se disponibili a farlo nei tempi richiesti, effettuano la revisione e ne comunicano i risultati all'Editor, che a sua volta li rende noti al CD.

Il lavoro revisionato viene quindi modificato dal primo autore e rimandato all'Editor, sulla base dei suggerimenti ricevuti. Il primo autore è tenuto ad apportare le revisioni proposte o, in caso di disaccordo, a giustificare il motivo della sua scelta. La valutazione ultima spetta al CD, sentito il parere dell'Editor (vedi sotto).

Nel caso in cui l'Editor sia primo autore chiederà a un altro membro del CE di far revisionare il suo lavoro.

Anche nel caso di grave impedimento l'editor delega un altro membro del CD a svolgere il suo lavoro.

Solo in caso di assoluta indisponibilità di referee qualificati, la valutazione del lavoro può essere fatta dall'editor, previa consultazione con i membri del CD.

MECCANISMO DECISIONALE

L'Editor riporta il giudizio del CE e il suo parere sul contributo esaminato al CD, cui spetta la decisone finale circa l'uscita del lavoro a nome Tethys. In caso di parere negativo il contributo scientifico non potrà essere presentato a nome Tethys.

Qualora tale contributo comprenda dati originali appartenenti all'Istituto Tethys, la presentazione di tali dati è preclusa con o senza affiliazione.

Prima di esprimere un parere negativo al CD, l'Editor - nel rispetto dei tempi previsti dal processo di revisione, e senza fare pressioni eccessive sui membri del CE (è infatti responsabilità del primo autore inviare il lavoro in tempo utile) - potrà proporre al primo autore di ripresentare il lavoro nel caso in cui debbano essere apportate sostanziali modifiche. A questo punto si seguirà nuovamente l'iter di revisione.

Nel caso in cui si debba decidere in merito all'affiliazione Tethys di uno o più coautori, sarà compito del CD esprimere un parere vincolante sull'opportunità di tale affiliazione.

PROCEDURA E TERMINI PER LA PRESENTAZIONE DI UN CONTRIBUTO SCIENTIFICO

Valutazione etica

Ogni contributo scientifico deve essere inviato dal primo autore o da un co-autore che desideri presentarsi con affiliazione Tethys all’Editor, segnalando se il contributo necessita di valutazione etica; in ogni caso l’Editor valuterà l’aspetto etico del lavoro proposto. Solo in caso l’Editor lo valuti necessario, il contributo verrà inviato al CD dell'Istituto Tethys, che ne verificherà la sua compatibilità con i fini e le politiche dell'Associazione. Solo nel caso di un lavoro su un periodico peer-reviewed la procedura sarà diversa (vedi sotto).

Valutazione scientifica

Nel caso in cui non vi siano restrizioni di tipo etico, l'Editor invia il lavoro ai referee perché ne venga valutato il contenuto scientifico.

I termini per la presentazione di un contributo al CD sono tassativamente i seguenti:

A) Presentazioni a congressi nazionali e internazionali

15 giorni lavorativi prima della scadenza stabilita dall'organizzazione del congresso per il primo invio dell'abstract. In caso di accettazione dell'incarico, i due referee devono impegnarsi a svolgere il loro lavoro di revisione dell'abstract entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento;

6 giorni lavorativi prima della scadenza stabilita dall'organizzazione del congresso per l'abstract revisionato definitivo.

Sono esentati dal processo di revisione dell’abstract i primi autori che abbiano un Science Index(*) maggiore o uguale a 7. L’abstract dovrà comunque essere mandato al Consiglio Direttivo per conoscenza.

I poster e le presentazioni congressuali non devono sottostare a revisioni nel momento in cui l'abstract è stato accettato, ma il capoprogetto e l'autore affiliato a Tethys sono responsabili della forma, del contenuto e della qualità del contributo;

Nel caso di studenti o di ricercatori alle prime esperienze anche il contenuto del poster o della presentazione dovrà essere soggetto a revisione, a giudizio insindacabile dell'Editor.

(*) Il Science Index: è un indice interno basato sul numero e sulla qualità delle pubblicazioni, che tiene conto anche dell’impact factor.

B) Proceedings congressuali

20 giorni lavorativi prima della scadenza stabilita dall'organizzazione del congresso per la versione da revisionare; i referee hanno 5 giorni lavorativi di tempo

5 giorni lavorativi prima della scadenza stabilita dall'organizzazione del congresso per la versione revisionata definitiva.

In caso di proceedings peer-reviewed accreditati (ovvero appartenenti alla lista ufficiale delle pubblicazioni scientifiche) è richiesta solo una valutazione etica del lavoro da parte dell’Editor.

C) Pubblicazioni su periodici non peer-reviewed

Devono essere inviati all’Editor prima di inviare il lavoro al periodico scientifico. Si deve quindi seguire lo stesso iter usato per la revisione di abstract e proceeding congressuali.

D) Pubblicazioni su periodici peer-reviewed

Un capo progetto o un socio Tethys che sia responsabile, coordinatore o ideatore di una determinata ricerca in ambito Tethys, il quale intenda affidare dei dati scientifici di proprietà Tethys a un ricercatore deve chiederne preventivamente l'autorizzazione al CD, specificando per quale lavoro saranno utilizzati i dati e chi ne sarà il primo autore. L'assenso del CD implica una fiducia "a monte" per la futura pubblicazione del lavoro.

Questo non vale per l'accettazione di una tesi da parte del CD, che non implica l'autorizzazione a pubblicare lo stesso lavoro su una rivista scientifica.

L'abstract deve essere inviato al Presidente del CD, che ne verifica la compatibilità con i fini e le politiche dell'Associazione (valutazione etica) entro 10 giorni lavorativi. Il primo autore del lavoro deve inviare il suo contributo al Presidente e attendere un suo parere prima di sottoporlo a un periodico scientifico. La valutazione può essere espressa dall'intero CD, se l'autore lo richiede e acconsente che tutti i membri prendano visione del lavoro.

In caso di grave impedimento, il Presidente può chiedere la valutazione etica a un altro membro del CD (o all'intero CD).

La valutazione etica dell’abstract verrà svolta dal Vicepresidente, seguendo la stessa prassi, nei seguenti casi: assoluta impossibilità di contattare il Presidente; nel caso in cui il Presidente, impossibilitato, ne faccia delega al VicePresidente; nel caso in cui il primo autore sia lo stesso Presidente. Nel caso in cui sia il Presidente che il VicePresidente siano autori del medesimo lavoro, la valutazione etica dell’abstract verrà affidata a un membro del CD selezionato dallo stesso CD.

A lavoro ultimato non è richiesta nessuna revisione da parte di Editor e CE, per ragioni di riservatezza e perché la revisione sarà fatta dai referee del periodico.

L'informazione si deve considerare strettamente confidenziale, e il Presidente (o eventualmente il CD) è tenuto a rispettare il massimo riserbo, a tutela dei diritti di paternità scientifica e dell'eventuale carattere di novità dell'elaborato.

Il Presidente informa il CD dell'esito della sua valutazione.

Nel caso in cui un affiliato Tethys non sia primo autore, questi deve richiedere al primo autore l'invio dell'abstract al Presidente Tethys, il quale - nel rispetto della tutela dei dati e delle informazioni contenute - si limiterà a verificare, sempre in base all'abstract, che l'affiliazione Tethys sia opportuna, indipendentemente dalla qualità scientifica del lavoro, che resta responsabilità del primo autore.

Nel caso in cui non si rispettino uno o più dei passaggi sopradescritti, l'affiliazione Tethys verrà negata. Inoltre, nel caso in cui tutti o una parte dei dati oggetto di pubblicazione siano di proprietà Tethys, il CD si riserva di denunciare l'autore per furto di dati scientifici.